2016年3月アーカイブ

人間関係で最も大切なことは、日ごろのコミュニケーションである。

仕事を教えたり、教えられるときにも、日常のなかでどれほどコミュニケーションが図れているかがポイントになる。

「こんなことも知らないのか」

「おいおい、そんな仕事の仕方で本当に大丈夫か」

「真面目にやらないとダメだよ」

こんな風に言われたときでも、日ごろからのコミュニケーションがとれていれば、それほどショックは受けない。

しかし、コミュニケーションのとれていない先輩にこうした言われ方をすると、必要以上の悪感情を抱いてしまう。

それが結果的に人間関係のトラブルにつながってしまうのだ。

コミュニケーションという言葉は、元来、ラテン語の「他人と交換し合う」から来ていると言われる。

つまり、一方通行ではなく双方向で情報のやり取りがなければコミュニケーションは成り立たないのである。

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(1)特に時機を失しないように気をつける。

(2)先方の好意や尽力に対して、充分に感謝の意が伝わるよう、誠意をもって書く。

〈おわびの手紙〉
(1)苦情に対する返事は迅速に出す。

早ければ早いほど、誠意が伝わる。

事実の調査に日時がかかる場合には、その旨を知らせる。

(2)苦情が事実なら、すぐ受け入れて謝る。

(3)苦情の申し立てに対しては、誠心誠意それに取り組んでいる旨を表明する。

(4)弁解めいたことを長々と述べるより、最善の対策を示す。

〈お見舞いの手紙〉
(1)災害見舞いなどは、時機を失しないように速やかに出す。

(2)災害や病気などは、喜ばしくないことに関するものなので、相手の身になって考え、誠意をこめて書く。

(3)見舞い状では、時候のあいさつなど前文を省く。

(4)忌み言葉に注意し、一言一句気をつけて書く。

(5)災害の場合、当方が役立つことがあれば遠慮なく申し出てほしい旨も書き加え、いっそうの親交をはかるなどの配慮も必要である。

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通知(案内)の手紙

(1)知らせたい内容(特に目的、場所、数量など)を正確に書く。

(2)通知事項が多い時は別記にする。

(3)期日が重要なので、充分な余裕をもってその期日の前に届くように発送する。

(4)展示会などの案内の手紙は、行ってみたいという気持ちを起こさせるように、丁寧な言葉を使い、よい印象を与えるようにする。

(5)出欠の返事が必要な場合には、返信用の葉書を同封する。

〈あいさつの手紙〉
(1)時機を失しないよう速やかに出す。

(2)儀礼的要素があるため、丁重で格調の高い文章を心がける。

ただし、常用漢字にない漢字をさけたり、「御」を「ご」と変えるなどして読みやすくなるように配慮する。

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