（１）特に時機を失しないように気をつける。
（２）先方の好意や尽力に対して、充分に感謝の意が伝わるよう、誠意をもって書く。
〈おわびの手紙〉
（１）苦情に対する返事は迅速に出す。
早ければ早いほど、誠意が伝わる。
事実の調査に日時がかかる場合には、その旨を知らせる。
（２）苦情が事実なら、すぐ受け入れて謝る。
（３）苦情の申し立てに対しては、誠心誠意それに取り組んでいる旨を表明する。
（４）弁解めいたことを長々と述べるより、最善の対策を示す。
〈お見舞いの手紙〉
（１）災害見舞いなどは、時機を失しないように速やかに出す。
（２）災害や病気などは、喜ばしくないことに関するものなので、相手の身になって考え、誠意をこめて書く。
（３）見舞い状では、時候のあいさつなど前文を省く。
（４）忌み言葉に注意し、一言一句気をつけて書く。
（５）災害の場合、当方が役立つことがあれば遠慮なく申し出てほしい旨も書き加え、いっそうの親交をはかるなどの配慮も必要である。
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